2024年を迎え、多くの企業の総務・メール室は年賀状の処理に忙しい時期を迎えていると思います。現代において働く場所が多様化する中で、従来のオフィス出社を前提にした管理・受け取り方法では、社員のニーズを満たせなくなってきています。本調査では、総務部門をはじめとする法人企業各社が、業務をデジタル化するきっかけになる情報を提供したいと思っています。
１．調査の背景
コロナ禍を契機に、日本においてもリモートワーク（テレワーク）、もしくは出社を組み合わせたハイブリッドワークが急速に普及しました。
多くの企業活動がオンラインで完結できることが証明されつつある一方で、郵便物や配達物など物理的な資産・モノへの対応が特定の職種のみではない、多くの労働者の「柔軟な働き方」の実現を妨げているという事実も明らかになりつつあります。
トドケールでは物理的な資産・モノの情報や実態を明らかにすることで、企業がこれらとどのように向き合うことで活動のDX化と柔軟な働き方の実現できるかを検討する一助になると考え、本調査を実施いたしました。
２．調査の内容
郵便物処理ミニBPOサービス「クラウドメール室」およびクラウド郵送物管理アプリケーション「トドケール」を2022年を通じて通年で利用する企業に届く郵便物の数を月次に集計いたしました。
- 調査期間：2022年1月1日～2022年12月31日
- 対象となった企業数：５社
- 対象となった企業担当者へのヒアリング
３．調査結果
1. 郵便物の数が最も多い月は１月であり、主な理由は年賀状の存在です。その数は突出しており、他の月の平均と比較して約206%になりました。
2. 一方、今回の調査では年賀状による増加の影響を受けていない企業が３社あり、業種・規模ともに偏りはありませんでした。年賀状が多いか少ないかは年賀状を運用するかどうかという企業の意思決定次第であることもわかりました。全体的な統計を取るにはサンプルとなる会社がわずか８社と少ないですが、ヒアリング結果を組み合わせた結果、参考となる取り組みも得られました。
- 年賀状が届くかどうかは企業規模によって異なっているわけではなく、業種によって異なっているわけでもない
- 年賀状を送らない、歓迎もしないというスタンスが重要
- SDGsの観点から新年のご挨拶は電子メールでするというアナウンスを行うなどして、紙ベースの運用をしないという周知を行うなどの工夫が見られた
3. ４月～７月の郵便物は８月～１１月に届く郵便物よりも平均して24.8％多かった。主な理由は自治体から届く住民税の決定通知書のほか、４月に入社する新入社員向けの健康保険証など、自治体や社会保険関連の郵便物です。
4. ヒアリングの結果、４月～７月は税務や労務に関する重要な郵便物が届く期間であり、中でも健康保険証・住民税決定通知書の配布および住民税の通知書の経理・人事部によるスキャンの作業がバックオフィス業務に負荷をかけていることが分かりました。また、これらの業務はリモートワークおよびハイブリッドワークの普及によりオフィス出社が基本であった時には存在しなかった自宅への転送作業や個別連絡という業務を生じさせて、受け渡しの業務を複雑化させ、総務の業務を圧迫するようになりました。
一方で、近年話題に上っているマイナ保険証を利用することで、会社による保険証の配布が不要になる可能性もあります。何かと議論が多いマイナ保険証ですが、働き方の改善という意味では、利用が進めば総務および全社員にも恩恵をもたらすことが期待できます。
5. ５月以降は住民税の決定通知書が総務・人事・経理の業務を圧迫し始めます。この時期に企業が取り扱う郵便物に含まれる書類についてはスキャンによるPDF保存の要求が強くほぼ100%の住民税決定通知書関連の書類がPDFによる受取および原本の受け取りが希望されます。これらの書類については実は電子データでの受け取りもeltaxを利用することで可能ではありますが、あまり利用されていない実態が垣間見える結果となりました。
一方、社員に手渡す必要がある社員用の決定通知書については健康保険証と同様に受け渡しの業務が複雑化しており、転送する必要があるなど、以前に増して総務の業務を複雑にしている状況が見受けられます。なお、社員用の住民税決定通知書についても令和６年度より電子化されることが決定しているものの、電子データを一括で受け取る総務等が各社員に配布しなくてはならない流れは変わらないため、業務量が大きく減ることとは考えづらいというのが弊社の見解です。
４．調査結果まとめ
- １月は郵便物が最も多い月であり、他の月の平均と比して206%の量が届く。その理由は年賀状である。
- 年賀状は企業のスタンスや取り組み次第で減らすことが可能。企業の業種や規模は問わない。
- ４月～７月は第２の繁忙期。８月～１１月に比べて28.4%多い郵便物が届く。その理由は住民税の決定通知書や新入社員の健康保険証にある。
- 健康保険証の配布はハイブリッドワークやリモートワークで複雑化し、総務の工数を圧迫し始めている。マイナ保険証には問題解決の可能性がある。
- 健康保険証と同様に住民税の決定通知書もハイブリッドワークやリモートワークにより処理が複雑化した。法人用の住民税の決定通知書はほぼ100%がPDFによる受領が希望されるが、そもそもeltaxによる電子化サービスがあまり利用されていない。
以上、調査レポート第２弾の内容となりました。今後、現在は紙面で受け取っている郵便物が減る可能性があるものの様々な対応が必要となることもわかりました。１月の年賀状を配った後は、総務・経理・人事ともに３月以降７月あたりまで繁忙期が待っています。
なお、上記で紹介した作業はトドケールが提供する郵便物管理ミニBPOサービス「クラウドメール室」を利用することですべてアウトソースすることができます。３月以降の繁忙期に備えて、今からアウトソースを検討してみませんか？
株式会社トドケールについて
株式会社トドケールは「人とモノをつなぐ」をミッションに、人とモノの情報をデータ化し、「ウケワタシをカンタンに」することで、柔軟な働き方の推進と新しいオフィスの形を実現すること目指しています。特に近年、ハイブリッドワークやリモートワークという新しい働き方を取り入れる会社にとって、物理的なモノやモノに関係するアナログな情報はそれを取り扱う社員の足かせとなり、柔軟な働き方の阻害要因となっており、トドケールは総務領域のデジタル化を推進し、より自由な働き方と効率的なオフィス運営を実現します。
郵便物・配達物管理クラウドアプリケーション「トドケール」
「トドケール」はスマートな総務・メール室のための郵便物・配達物管理クラウドアプリケーションです。大きな設備投資なく、スマートフォンとPCで手軽に郵便物や配達物のデジタル管理及び処理の自動化を始めることができます。障害者で運用するメール室のハイブリッドワーク適応化や受け取る社員のリモートワーク効率化とそれに伴うオフィス面積の最適化など、多くの効果を期待することができます。
郵便物・配達物管理ミニBPOサービス「クラウドメール室」
「クラウドメール室」はオフィスに届く郵便物を電子化して配布する郵便物管理に特化したミニBPOサービスです。周囲がリモートワークの恩恵を享受する中、郵便物を確認、配布するために出社していた総務の業務をクラウドメール室が代行します。郵便物は画像形式で従業員のもとへ通知され、PDFスキャンや転送など、必要な処理をボタン一つで依頼することができます。総務の人材不足解消、社内の労働環境格差の解消に貢献します。
社名：株式会社トドケール
本社所在地：東京都千代田区平河町1丁目3番12号 第二秩父屋ビル1階
代表者：野島 剛
設立：2018年7月24日
事業内容：郵便物・配達物管理クラウドアプリ「トドケール」および郵便物・配達物管理ミニBPOサービス「クラウドメール室」の提供
公式キャラクター：トドの「トドケルくん」